In balans zijn met de uitdagingen waar de stad voor staat (Maikel Sanders)
De steeds complexere opgaven, veelzijdige ambities en de groei van onze stad vragen veel van onze stad en individuele medewerkers. In 2022 is een analyse van de organisatie gemaakt met de vraag of de organisatie nog wel in balans is met de uitdagingen waar de stad voor staat. Een belangrijke uitkomst van deze analyse is dat de organisatie moet meegroeien met de uitdagingen die er in de stad liggen. In 2023 is er circa 90 fte extra aan de formatie toegevoegd om aan deze uitdagingen het hoofd te bieden. En de verwachting is dat de organisatie de komende jaren, parallel aan de groei van de gemeente, nog verder moet doorgroeien.
Aan de hand van een achttal ontwerp- en inrichtingsprincipes is in 2023 de organisatieontwikkeling opgepakt. Dit zijn:
- De organisatiestructuur en het sturingsconcept faciliteren het doelmatig en doeltreffend realiseren van de kerntaken, maatschappelijke opgaven en bestuurlijke ambities van Helmond.
- Het sturingsconcept gaat uit van drie managementlagen: directie, afdelingsmanagers en teammanagers.
- Richtlijn voor de span of attention van teammanagers is 20 tot 30 medewerkers.
- Het organisatieontwerp stimuleert integraliteit en wendbaarheid in werken, geeft expliciet aandacht aan prioritaire opgaven en ambities en biedt duidelijkheid qua sturing en verantwoordelijkheden.
- Beleid en uitvoering staan met elkaar in nauwe verbinding.
- Sturing op bedrijfsvoering: integraliteit, visie, innovatie en ‘in control’.
- Ambitie en realisme in de organisatie: kwalitatief en kwantitatief.
- Gedeeld leiderschap: faciliteren leiders en eigenaarschap bij medewerkers.
Uit de analyse van de organisatie is een tiental ontwikkellijnen gedefinieerd:
Naar verwachting is in het vierde kwartaal van 2023 het grootste deel van de besluitvorming over deze ontwikkellijnen afgerond. De implementatie van de uitwerkingen wordt per lijn in 2024 afgerond.
Daarbij merken we op dat de ontwikkeling van de organisatie een continu en deels ook organisch proces is. Dus ook na afronding van deze tien ontwikkellijnen zullen nieuwe ontwikkelingen worden opgepakt zodat de organisatie vitaal blijft en in staat is om de ontwikkelingen in de stad en regio het hoofd te kunnen bieden.
Nog niet afgerond. Op basis van de in 2023 vastgestelde ontwikkellijnen en het proces organisatiewijzigingen hebben per 1 juli 2024 de beoogde organisatorische veranderingen plaatsvonden. Dankzij een gezamenlijke inzet van verschillende afdelingen en teams is voorzien in een duidelijke structuur en scheiding van managementrollen, kleinere teams en dus meer ruimte voor managers voor persoonlijke en teamontwikkeling. De tweede helft van het jaar is met succes gewerkt aan het invullen van alle sleutelposities, het inbedden van gewijzigde werkprocessen en daarmee versterken van de basis voor het realiseren van de ambities van de gemeente in de komende jaren.
Onze medewerkers worden beter in staat gesteld om hun werk voor de inwoners en gebruikers van de stad te doen (Maikel Sanders)
A an het begin van het tweede kwartaal van 2024 nemen we het nieuwe Huis voor de Stad in gebruik. In het eerste kwartaal richt onze aandacht zich op een soepele ver- en inhuizing van onze medewerkers.
Met het Huis voor de Stad zorgen we voor een fijnere werkomgeving wat tevens belangrijk is voor het behoud en aantrekken van personeel. Uiteraard wordt ook integraal werken vergemakkelijkt als we meerdere locaties samenvoegen naar één. We moderniseren onze manier van werken door onder andere hybride werken structureel te implementeren en meer in te zetten op duurzaam reizen. En in samenhang hiermee geven ook we een impuls aan thuiswerken. Hiervoor wordt in 2024 een bedrag van € 240.000 onttrokken aan de reserve arbeidsvoorwaarden en wordt in 2024 bezien hoe thuiswerken ook structureel beter kan worden gefaciliteerd.
Behaald. In de tweede week van april 2024 is het Huis voor de Stad geopend voor medewerkers. In juni is dat ook formeel gedaan voor de burgers van de stad. Dit geeft veel dynamiek, spontane ontmoetingen en soms weerzien van collega’s die langjarig op verschillende locaties hebben gewerkt. Hybride werken is verder versterkt door digitale hulpmiddelen, moderne werkplekken en een nieuw thuiswerkbeleid. De verhuizing is zeer goed gepland en uitgevoerd. Hierdoor is de ver en -inhuizing goed verlopen. Na een periode van nazorg en het rondleiden van verschillende groepen geïnteresseerden is het programmateam in december ontbonden.
We streven naar een adequate personeelsbezetting (zowel kwantitatief of kwalitatief) (Maikel Sanders)
Door de structurele inzet van strategische personeelsplanning hebben we een goed beeld van toekomstige personeelsbehoeften, zowel kwalitatief als kwantitatief.
Dit helpt ons bij het stimuleren en waarborgen van de kennis en de kwaliteiten van onze medewerkers. En tevens beperken we de uitstroom en bezetten we proactief sleutelposities. Hierdoor blijven we wendbaar om verandering aan te kunnen en doelstellingen te blijven realiseren.
De herijking op dit thema is in 2023 van start gegaan en wordt een structureel onderdeel van de afdelingsplannen vanaf 2024. In 2024 zullen we een aantal keuzes dat hieruit voortvloeit moeten maken en uitvoeren.
In 2024 versterken we de onafhankelijke positie van de Functionaris Gegevensbescherming.
Deels behaald. Door de ontwikkelingen van de verhuizing en wijzigingen als gevolg van de structuurwijzigingen per 1 juli, heeft het DT in 2024 ervoor gekozen om Strategische Personeelsplanning, gepland voor het tweede kwartaal, alleen facultatief aan te bieden. In 2025 gaat iedere afdeling hiermee aan de slag. Met de instroom van verschillende nieuwe sleutelfunctionarissen is het belangrijk om de visie van de ontwikkeling en de beleidsprocessen binnen Helmond gezamenlijk te doorleven. In 2024 is daarvoor gewerkt aan planvorming, planning en aanbesteding voor het in 2025 te starten Management Developmentprogramma. Bij de structuurwijziging zijn de functies van de Functionaris Gegevensbescherming en de Chief Information Security Officer gepositioneerd bij de Unit Concerncontrol. Hiermee zijn deze functies meer centraal gepositioneerd ten opzichte van de lijnafdelingen wat de onafhankelijkheid vergroot .
Aanvullende resultaten
Cultuurdiverse organisatie
Een inclusief werkklimaat draagt bij aan een betere dienstverlening aan de stad, daarnaast draagt het bij aan de missie van de gemeente Helmond. Om hier verder in te ontwikkelen, ronden we eind 2023 een onderzoek naar diversiteit en inclusie af. Ontwikkelmogelijkheden die hieruit voortkomen, implementeren we vanaf begin 2024.
Behaald. In het afgelopen jaar hebben we een breed scala aan voorbereidende inspanningen verricht, waaronder het uitvoeren van grondige analyse van de huidige situatie, het organiseren van workshops en het stimuleren van dialoog in de organisatie met als doel het ontwikkelen van een gemeenschappelijke visie. Dit op basis van de uitkomsten van het afgeronde onderzoek. Daarnaast is een werkgroep opgericht die als opdracht heeft om aanbevelingen te doen om in 2025 te komen een geïntegreerd beleid voor Diversiteit, Inclusie en Gelijkwaardigheidsbeleid (DIG). Op 1 oktober 2024 hebben we meegedaan met Diversity Day en stilgestaan bij onze verschillen en het belang om dat te vieren.