De wetswijziging, waarbij het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording afgeeft bij de jaarrekening, is vanaf verslagjaar 2023 ingegaan. In de situatie tot en met verslagjaar 2022 gaf de accountant in de controleverklaring een oordeel over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties.
De rechtmatigheidsverantwoording van het college maakt wettelijk deel uit van de jaarrekening. De accountant controleert de rechtmatigheidsverantwoording van het college op getrouwheid.
In deze paragraaf wordt een toelichting gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Dit betreffen de volgende afwijkingen:
Begrotingsonrechtmatigheid
1A. Overschrijding lasten programma’s
De gemeenteraad heeft in de financiële verordening aangegeven dat afwijkingen als acceptabel worden aangemerkt in de volgende situaties:
a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage;
De overschrijding in programma 1 zijn overschrijdingen in kader van het sociaal domein. Dit is een open einderegeling. Dus de overschrijding is acceptabel. Deze wordt geëgaliseerd met de reserve sociaal domein.
De overschrijding in programma 3 zijn overschrijdingen voor onderwijs/ arbeidsmarkt en Speelhuis. Echter hiertegenover staan ook meer direct gerelateerde baten dus overschrijding is acceptabel.
De overschrijding in programma 4 is de extra toevoeging aan de voorziening wethouders pensioenen. Dit is een open einderegeling en daarom is de overschrijding acceptabel.
Voor een toelichting verwijzing wij u naar de programma’s.
1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)
Fietsagenda:
Overschrijding op Uitvoering Fietsagenda Helmond van € 975.712 te compenseren met saldo op Uitvoering Fietsagenda Helmond 2023 van €1.487.718.
De kosten die worden gemaakt met betrekking tot al lopende projecten van de fietsagenda worden geruime tijd geboekt op het krediet met naam ‘Uitvoering Fietsagenda Helmond’. De afgelopen jaren zijn ieder jaar nieuwe bedragen toegekend aan de fietsagenda, echter zijn deze administratief toegevoegd aan een nieuw krediet.
Hierdoor heeft het algemene krediet een fictieve overschrijding welke teniet wordt gedaan door in dit geval het saldo van krediet ‘Uitvoering Fietsagenda Helmond 2023’. Vanwege de administratieve lasten van het corrigeren hiervan wordt voorgesteld het saldo van het krediet ‘Uitvoering Fietsagenda Helmond 2023’ toe te voegen aan het saldo van het krediet ‘Uitvoering Fietsagenda Helmond.
Bereikbaarheidsagenda:
Overschrijding op Bereikbaarheidsagenda van €88.639 te compenseren met saldo op Bereikbaarheidsagenda 2019 van €2.640.913.
De kosten die worden gemaakt met betrekking tot de Helmonds kosten voor de bereikbaarheidsagenda worden geruime tijd geboekt op het krediet met naam ‘Bereikbaarheidsagenda’. Hierop lijkt nu een overschrijding plaats te vinden, echter is het krediet met naam ‘Bereikbaarheidsagenda 2019’ ook toegekend met hetzelfde doel. Vanwege de administratieve lasten van het corrigeren hiervan wordt voorgesteld een saldo van aan het krediet ‘Bereikbaarheidsagenda 2019’ toe te voegen aan het krediet ‘Bereikbaarheidsagenda’.
Deze correcties worden in 2025 uitgevoerd.
Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed
In de jaarrekening 2024 is bij zeventien inkoopdossiers een aanbestedingsonrechtmatigheid geconstateerd in relatie tot Europese aanbestedingen, die gezamenlijk leiden tot een financiële fout van (afgerond) € 1,7 miljoen. Tien van deze zeventien dossiers waren al onrechtmatig bij de jaarrekening 2023 en zeven dossiers zijn nieuw ten opzichte van boekjaar 2023. Bij diverse dossiers zijn acties uitgevoerd om de onrechtmatigheid te beëindigen, bijvoorbeeld het uitvoeren van een Europese aanbestedingsprocedure of het beëindigen van de overeenkomst. Daardoor is bij acht van de zeventien dossiers de onrechtmatigheid inmiddels beëindigd en komen deze in 2025 niet meer terug. Bij vijf van de zeventien dossiers eindigt de onrechtmatigheid naar verwachting in 2025. Voor de resterende vier dossiers gebeurt dit in één van de jaren daarna, onder meer afhankelijk van de resterende looptijd van de overeenkomst.
Maatregelen die al zijn genomen om onrechtmatigheden te voorkomen zijn onder andere een contractenregister gecombineerd met een spendanalyse. Deze maatregelen samen zorgen ervoor dat we inzicht hebben in lopende contracten en de hoogte van inkoopuitgaven (bij deze contracten). Zo hebben we inzicht bij welke dossiers we vanuit het oogpunt van aanbestedingsrechtmatigheid risico lopen. Dit zorgt ervoor dat we kunnen sturen op het tijdig starten van de juiste (Europese) aanbestedingsprocedure om te voorkomen dat er opnieuw onrechtmatigheden ontstaan.
Door middel van deze maatregelen hebben we een stapsgewijze daling van de financiële fout als gevolg van aanbestedingsonrechtmatigheden bewerkstelligd van € 2,6 miljoen over 2017 naar € 1,0 miljoen over 2022. Over 2023 en 2024 zien we een stijging in het aantal dossiers dat tot een aanbestedingsonrechtmatigheid leidt. De financiële fout die ermee gemoeid is, blijft in 2024 echter hetzelfde als over boekjaar 2023.
Een opeenstapeling van (deel)opdrachten is de meest voorkomende oorzaak van de (zeven) nieuwe onrechtmatigheden. Daarom gaan we op dit punt extra bewustwording creëren binnen onze organisatie, onder meer door het vaker voeren van accountgesprekken met budgethouders. Daarnaast blijven we strikt monitoren, zodat de risico’s eerder in beeld zijn en zo snel mogelijk de juiste acties kunnen worden uitgevoerd. Bovendien starten we in 2025 met de voorbereidingen om het proces van inkoop tot betaling van facturen in te richten. Dit gaat ons meer inzicht geven, op basis waarvan we beter in staat zijn om tijdig bij te sturen en daarmee onrechtmatigheden te voorkomen. De eerste resultaten daarvan verwachten we medio 2026.